Zoom会議の議事録作成をAIで効率化する方法｜文字起こし・要約・共有の進め方

Zoom会議の議事録作成でAIを活用するメリット

Zoom会議では、会話そのものに集中しながら、決定事項・担当者・期限を漏れなく記録する必要があります。しかし、担当者が手作業でメモを取る運用では、重要な発言を聞き逃したり、会議後の清書に時間がかかったりすることがあります。

AI文字起こし・要約ツールは、会議音声をテキスト化し、内容の整理を支援するものです。会議記録を作る担当者の負担を減らし、参加者が内容確認や次の行動に時間を使いやすくなる点が利点です。

ただし、AIが作成した文字起こしや要約は、そのまま正式な議事録として確定するのではなく、内容を確認してから共有する運用が重要です。固有名詞、数値、期限、否定表現、担当者などは特に確認しましょう。

こんな課題に向く

• Zoom会議のたびに、議事録の作成・清書・配布に時間がかかる
• 会議中のメモ取りに追われ、議論や顧客との会話に集中しにくい
• 欠席者へ会議内容を共有するまでに時間がかかる
• 過去の会議で決まった経緯や発言を探しにくい
• 営業商談、定例会、採用面接、顧客ヒアリングなど、記録が必要な会議が多い

一方で、機密性が高い情報や個人情報を扱う会議では、ツールを先に導入するのではなく、録音・文字起こし・共有の可否、閲覧権限、保存期間を社内で決めてから運用を始める必要があります。

Zoom会議をAI議事録化する基本の流れ

会議前：目的・記録担当・共有先を決める

AIを使っても、議事録で何を残すかが曖昧だと、会議後の確認作業は減りません。会議案内やアジェンダに、少なくとも次の項目を記載します。

• 会議の目的と、今回決めること
• 参加者
• 確認したい論点
• 議事録の確認担当者
• 共有先と共有期限

また、参加者には録音や文字起こしを行うことを事前に伝えましょう。社外の参加者がいる商談や打ち合わせでは、録音・文字起こしへの同意を得る手順を自社ルールとして整えておくと安心です。

会議中：音声品質と意思決定の明確化を意識する

文字起こしの確認負担を抑えるには、会議中の音声を聞き取りやすくすることが基本です。参加者には、発言時に雑音を減らす、複数人で同時に話さない、必要に応じて名前を名乗る、といったルールを共有します。

進行役は、重要な結論が出たタイミングで「決定事項は○○」「担当は△△さん」「期限は○月○日」と言葉にして確認するとよいでしょう。このように発言を明確化しておくと、AIの要約結果を人が確認する際にも判断しやすくなります。

会議後：文字起こしを基に議事録を確定し、速やかに共有する

会議後は、まず文字起こしと要約を確認します。すべての発言を読み直すのではなく、優先順位を付けて確認すると効率的です。

1. 決定事項に誤りがないか確認する
2. 担当者と期限が明記されているか確認する
3. 数値、固有名詞、顧客名、商品名などを確認する
4. 保留事項や次回までの論点を整理する
5. 共有先に議事録のリンクまたはファイルを送る

共有時には、単に全文を送るだけでなく、冒頭に「決定事項」「アクション」「期限」をまとめると、受け取った人がすぐに行動しやすくなります。

選ぶときのポイント

AI議事録ツールは、文字起こしだけでなく、要約、共有、検索、オンライン会議との連携など、用途によって必要な機能が変わります。導入前に、自社の会議運用に必要な範囲を整理しましょう。

1. Zoom会議での記録方法を確認する

Zoom会議の記録には、会議にBotが参加する形式、音声・録画ファイルを会議後に取り込む形式などがあります。利用したい方法が自社のZoom運用や会議の種類に合うかを確認してください。外部参加者がいる会議では、参加者への通知方法も含めて検討します。

2. 文字起こしだけでなく、確認・共有のしやすさを見る

議事録の作成時間を減らすには、テキスト化の後に内容を確認し、チームへ届ける工程が重要です。要約、話者の区別、検索、共有、エクスポートなどの機能について、必要なものを洗い出しましょう。

3. 日本語会議での使い勝手を試す

会議には部署固有の略語、製品名、人名、業界用語が出てきます。無料利用や試用の機会がある場合は、実際の会議に近い音声で使い、誤変換の確認にかかる時間も含めて評価することが大切です。

4. 情報管理と権限設定を確認する

会議記録には、顧客情報、見積もり、採用候補者、経営上の検討内容などが含まれることがあります。導入前に、保存先、閲覧できる人、社外共有の可否、データの削除方法、社内規程との整合を確認しましょう。最新のセキュリティ・契約条件・対応範囲は、各サービスの公式サイトで確認してください。

5. 料金と利用人数を実運用に合わせる

会議の本数、1回あたりの時間、利用者数、必要な共有範囲によって、適したプランは変わります。月額料金だけで判断せず、誰が記録を作成し、誰が閲覧し、どの頻度で利用するかを整理してから、最新の料金体系を確認しましょう。

具体的なサービス例

Notta

Notta公式サイトによると、Nottaはオンライン会議やインタビューの音声を自動で文字起こしし、要約・共有・検索までまとめて行えるAI議事録サービスです。登録情報では、Zoom連携、文字起こし、AI要約、話者識別、検索、共有、エクスポート、モバイル対応が挙げられています。

無料から利用できるプランと有料プランが案内されており、個人・1〜10名および11〜50名規模の利用対象が登録されています。まず議事録業務を減らしたい企業や、オンライン会議が多いチームにとって、検討の具体例になるでしょう。

利用時は、AI要約の内容を確認すること、機密情報の取り扱いルールを決めること、必要な連携先が対応しているかを確認することが重要です。機能、料金、Zoomとの連携条件などの最新情報は公式サイトでご確認ください。

Rimo Voice

Rimo Voice公式サイトによると、Rimo Voiceは会議やインタビューなどの音声をAIで文字起こしし、要約・議事録作成まで効率化できるサービスです。登録情報では、オンライン会議へのBot参加、チーム共有、検索に対応し、Zoom・Google Meet・Microsoft Teams対応が記載されています。

このほか、AI文字起こし、AI要約・議事録作成、話者分離、会議録画Bot、会議AIアシスタント、CRM連携、モバイルアプリが登録機能として挙げられています。個人・1〜10名から301名以上までの企業規模が対象として登録されており、日本語の会議や商談の記録・共有を効率化したい場合の選択肢の一つです。

登録情報上の料金は月額1,650円からで、法人プランは要見積です。実際の料金や利用可能な機能は利用人数・プランにより変わる可能性があるため、契約前に公式サイトで最新情報を確認してください。AIが生成した文字起こし・要約・議事録は、人が内容を確認してから確定・共有しましょう。

導入の進め方

1. 対象会議を一つに絞って試す

最初から全社展開せず、週次定例、営業チームの商談振り返り、採用面接後の共有会など、会議の型がある業務から始めます。会議の目的や参加者がある程度決まっているため、議事録の形式を標準化しやすくなります。

2. 議事録テンプレートを用意する

AIの出力を確認する際の基準として、次のようなテンプレートを用意します。

• 会議名・日時・参加者
• 会議の目的
• 決定事項
• 主な議論・確認事項
• アクション項目
• 担当者
• 期限
• 次回会議までの課題

ツールの要約形式がこのテンプレートと完全に一致しなくても、確認担当者が必要事項を補う手順を決めておけば、共有品質を保ちやすくなります。

3. 確認者と共有期限を固定する

「AIが記録するから誰も確認しない」という状態は避けましょう。会議ごとに確認責任者を決め、たとえば会議当日中または翌営業日までに共有する、といった期限を定めます。重要な意思決定を含む会議では、参加者にも決定事項の確認を依頼する運用が有効です。

4. 効果を時間と品質の両面で振り返る

導入後は、議事録作成から共有までにかかる時間、修正にかかる時間、期限付きタスクの記載漏れ、欠席者からの確認依頼の数などを記録します。作成時間だけでなく、会議後の認識合わせがしやすくなったかも確認し、運用やツール設定を見直しましょう。

確認チェックリスト

• AI文字起こし・録音を行うことを参加者へ事前に伝える運用になっているか
• Zoom会議で利用したい記録方法に対応しているか
• 会議後に誰が文字起こし・要約を確認するか決まっているか
• 決定事項、担当者、期限を議事録に必ず残すルールがあるか
• 共有先、閲覧権限、社外共有の可否を設定できるか確認したか
• 顧客情報や個人情報を含む会議の取り扱いルールがあるか
• 保存期間や削除方法が社内方針に合っているか
• 実際の会議に近い音声で、文字起こしの確認負担を試したか
• 利用人数、会議時間、必要機能に合う最新の料金プランを確認したか
• ツールの最新仕様、連携条件、契約条件を公式サイトで確認したか

まとめ

Zoom会議のAI議事録化では、文字起こしを導入すること自体が目的ではありません。会議中の発言を記録し、決定事項・担当者・期限を確認して、必要な人へ速やかに共有する仕組みを作ることが重要です。

NottaやRimo Voiceのように、文字起こし、AI要約、検索、共有などを扱うサービスは、会議記録の作成負担を減らす具体例になります。ただし、必要な連携、料金、情報管理、利用条件は企業ごとに異なります。まずは対象会議を限定して試し、確認・共有の運用を整えながら、自社に合う使い方を検討しましょう。