中小企業向けAI議事録ツールの選び方｜課題整理から導入・運用まで

こんな課題に向く

AI議事録ツールは、会議・商談・インタビューなどの音声を記録し、文字起こしや要約を活用して、会議後の事務作業を見直したい企業に向きます。特に、議事録を作る担当者が固定化している、会議の決定事項が共有されない、過去の会話を探しにくい、といった課題がある場合は検討しやすいでしょう。

• 会議後に音声を聞き返しながら議事録を作成している
• 担当者ごとに議事録の粒度や書き方が異なる
• 欠席者への共有が遅れ、決定事項や担当が伝わりにくい
• 商談・顧客ヒアリングの内容を、後から検索・確認したい
• オンライン会議が多く、記録作業が営業や管理職の負担になっている

一方で、AIが出力する文字起こしや要約を、そのまま正式な議事録として確定する運用は避ける必要があります。固有名詞、数値、担当者、期限、決定事項などは、会議の参加者または責任者が確認する工程を設けましょう。

選ぶときのポイント

1. 先に対象会議と解決したい作業を決める

「議事録を楽にしたい」だけでは、必要な機能や運用が曖昧になります。まずは、定例会議、営業商談、採用面談、顧客インタビューなど、対象にする会議を絞りましょう。そのうえで、削減したい作業が録音なのか、文字起こしなのか、要約作成なのか、共有なのかを整理します。

例えば、会議中にメモを取る負担が大きい場合は記録方法を、会議後の整理が課題なら要約・議事録作成を、過去の発言を見つけられないことが課題なら検索・共有のしやすさを重点的に確認します。

2. 必要な機能を会議の流れに沿って確認する

機能名だけで判断せず、「会議前・会議中・会議後」の業務に当てはめて確認することが重要です。

• 会議前：オンライン会議へ参加させる方法、参加者への録音・記録の案内方法
• 会議中：音声の記録、話者の区別、オンライン会議との連携可否
• 会議後：文字起こし、要約、検索、編集、共有、エクスポートの方法
• 継続利用：チームでの閲覧範囲、保存先、削除方法、管理者の役割

会議ツールとの連携を重視する場合は、自社で利用している会議ツールと、希望する連携方法が対応しているかを事前に確認してください。「連携対応」と記載されていても、利用できるプラン、設定方法、利用条件が異なる場合があります。

3. 料金は利用人数と対象会議の範囲で考える

料金を見る際は、月額だけでなく、誰が利用者になるか、どの会議まで対象にするかを決めてから確認します。まず一部の部署や会議で試すのか、全社で利用するのかによって、必要な契約や管理方法は変わります。

無料プランの有無だけで決めず、試行に必要な機能、チーム共有の要件、会議ツール連携の条件、法人向けプランの内容を公式サイトで確認しましょう。料金・プラン・利用条件は変更されることがあるため、契約前に最新情報を確認することが大切です。

4. 共有方法と確認責任を決める

記録を作成できても、共有先と確認者が決まっていなければ、業務改善につながりにくくなります。会議ごとに、議事録の最終確認者、共有先、共有期限、タスクの登録先を決めておくと運用しやすくなります。

たとえば「会議当日中に要約を参加者へ共有し、翌営業日までに主催者が決定事項・担当者・期限を確認する」といったルールです。AIの出力は下書きとして扱い、責任の所在を人に置くことが基本です。

5. 機密情報と参加者への案内を整える

顧客情報、人事情報、契約・価格に関する情報などを扱う会議では、利用前に社内ルールを整えましょう。録音・文字起こしを行うことを参加者にどのように伝えるか、記録の閲覧者を誰にするか、保存期間をどうするか、不要になった記録をどう扱うかを検討します。

社外参加者がいる会議では、記録の取得や共有について事前に案内・確認する運用も必要です。自社の情報管理規程や取引先との取り決めに照らして判断してください。

具体的なサービス例

Notta

Nottaは、オンライン会議やインタビューの音声を自動で文字起こしし、要約・共有・検索まで行えるAI議事録サービスです。文字起こし、AI要約、話者識別、検索、共有、エクスポート、Zoom連携、モバイル対応が案内されています。

無料プランがあり、有料プランも用意されています。まず議事録業務を減らしたい企業や、オンライン会議が多い企業、IT専任者がいない環境で段階的に始めたいケースでは、具体的な選択肢の一つになります。利用する際は、AI要約の内容確認、機密情報の取り扱いルール、必要な連携先への対応状況を確認しましょう。

Rimo Voice

Rimo Voiceは、会議やインタビューなどの音声をAIで文字起こしし、要約・議事録作成まで効率化できるサービスです。オンライン会議へのBot参加、チーム共有にも対応しています。AI文字起こし、AI要約・議事録作成、話者分離、会議録画Bot、会議AIアシスタント、検索、CRM連携、モバイルアプリなどが案内されており、Zoom・Google Meet・Microsoft Teamsへの対応も示されています。

料金は月額1,650円からで、法人プランは見積もりです。日本語での会議や商談が多い場合、会議内容をチームで共有・蓄積したい場合に、検討対象となるでしょう。利用人数や必要な機能に応じたプラン、連携の利用条件、機密情報の扱いは、導入前に確認してください。

どちらのサービスも、文字起こしや要約、共有に関する機能を案内しています。ただし、自社に適したサービスは、対象会議、必要な連携、利用人数、情報管理の要件によって異なります。最新の料金、仕様、対応範囲は必ず各公式サイトで確認しましょう。

導入の進め方

1. 対象業務を一つ選ぶ：まずは週次定例や営業商談など、件数が多く、効果を確認しやすい会議を一つ選びます。
2. 現状の時間を記録する：録音、文字起こし、議事録作成、確認、共有にかかる時間を簡単に記録します。導入後の変化を判断する基準になります。
3. 試行条件を決める：試行期間、対象人数、対象会議、確認者、共有先を決めます。最初から全社展開せず、小さく始めると課題を把握しやすくなります。
4. 確認ルールを作る：要約や議事録のうち、決定事項、担当者、期限、数値、顧客名などを誰が確認するか決めます。
5. 効果と課題を振り返る：作業時間だけでなく、共有の速さ、欠席者の理解、検索のしやすさ、修正の手間、参加者の負担も確認します。
6. 対象を広げる：試行でルールが固まったら、他の会議や部署へ段階的に展開します。管理者・利用者・閲覧者の役割もあわせて整備します。

確認チェックリスト

• 対象にする会議の種類と件数を決めたか
• 最も減らしたい作業が、記録・文字起こし・要約・共有のどれか明確か
• 自社が使うオンライン会議ツールとの連携方法・条件を確認したか
• 必要な文字起こし、要約、話者識別、検索、共有、エクスポートの機能を整理したか
• 利用人数と必要なプランを想定し、最新の料金・利用条件を公式サイトで確認したか
• 記録・要約の確認責任者と、共有期限を決めたか
• 会議参加者への録音・文字起こしの案内方法を決めたか
• 機密情報を含む会議の利用可否、閲覧範囲、保存・削除のルールを決めたか
• 試行後に測る指標として、作業時間や共有の速さを決めたか

まとめ

AI議事録ツールの導入では、サービスの機能比較に入る前に、自社の会議で何を改善したいかを具体化することが重要です。対象会議を絞り、必要な記録・要約・共有の流れ、会議ツール連携、料金、情報管理、確認責任を整理したうえで試行しましょう。

NottaやRimo Voiceは、文字起こしや要約、共有を効率化するための具体例です。自社の会議運用に合うかを小規模に検証し、AIの出力を確認するルールと情報管理の体制を整えながら、段階的に活用範囲を広げることをおすすめします。